Abschlagsrechnung richtig stellen: Pflichtangaben, Aufbau und Praxistipps

Eine Abschlagsrechnung sichert die Liquidität Ihres Handwerksbetriebs, noch bevor das Projekt abgeschlossen ist. Gerade bei größeren Aufträgen vergehen oft Wochen oder Monate zwischen Baubeginn und Schlussrechnung. Das gilt für die Elektroinstallation im Einfamilienhaus ebenso wie für den Gewerbebau. Ohne Zwischenzahlungen tragen Sie als Handwerker sämtliche Material- und Lohnkosten allein. Deshalb müssen Sie Pflichtangaben, Aufbau und steuerliche Besonderheiten kennen. Nur so ist die Abschlagsrechnung rechtssicher. Dieser Artikel zeigt Ihnen Schritt für Schritt, worauf es ankommt.

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung fordert eine Teilzahlung für bereits erbrachte, aber noch nicht vollständig abgeschlossene Leistungen an. Rechtlich basiert der Anspruch auf § 632a BGB: Der Unternehmer kann vom Besteller eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der erbrachten und vertraglich geschuldeten Leistungen verlangen. Entscheidend ist dabei der tatsächliche Wertzuwachs, der in das Vermögen des Auftraggebers übergegangen ist.

Die Abschlagsrechnung unterscheidet sich von einer Anzahlungsrechnung: Während die Anzahlung vor Leistungsbeginn fällig wird — etwa zur Materialbeschaffung —, setzt die Abschlagsrechnung einen messbaren Baufortschritt voraus.

Wann dürfen Sie Abschlagszahlungen verlangen?

Die Voraussetzungen hängen von der Vertragsgrundlage ab:

• BGB-Werkvertrag (§ 632a BGB): Sie können Abschlagszahlungen verlangen, sobald Sie vertragsgemäße Leistungen erbracht haben. Eine vertragliche Vereinbarung über Abschläge ist hilfreich, aber nicht zwingend — der gesetzliche Anspruch besteht auch ohne sie.
• VOB/B-Vertrag (§ 16 Abs. 1): Abschlagszahlungen sind auf Antrag in möglichst kurzen Zeitabständen zu gewähren. Die VOB/B verlangt allerdings eine strikte Kongruenz zwischen Rechnung und tatsächlich erbrachten Bauleistungen auf Basis eines Aufmaßes.

Kriterium	BGB-Werkvertrag	VOB/B-Vertrag
Anspruchsgrundlage	Wertzuwachs beim Besteller	Nachgewiesene Bauleistungen (Aufmaß)
Fälligkeit	Sofort nach Zugang der Rechnung	21 Tage nach Zugang
Verzugseintritt	Nach Mahnung oder 30 Tage	Automatisch nach 30 Tagen, ohne Mahnung
Stoffe/Bauteile	Nur fest verbaute Leistungen	Auch angelieferte, noch nicht verbaute Materialien

Typische Branchen für Abschlagsrechnungen sind das Elektrohandwerk, Sanitär-Heizung-Klima (SHK), Dachdecker- und Tischlerhandwerk. Der Grund: Diese Gewerke haben hohe Materialkosten und mehrwöchige Projektlaufzeiten. Ohne Abschlagszahlungen müssten Betriebe erhebliche Vorleistungen allein aus eigener Liquidität stemmen. Das kann gerade für kleinere Unternehmen existenzbedrohend werden.

Abschlagsrechnung oder Teilrechnung — was ist der Unterschied?

Die Begriffe werden in der Praxis oft verwechselt, doch die Unterschiede sind erheblich — vor allem steuerlich:

• Abschlagsrechnung: Fordert eine Zahlung für laufende, noch nicht abgeschlossene Leistungen. Die Zahlung ist vorläufig und wird in der Schlussrechnung verrechnet.
• Teilrechnung (Teilschlussrechnung): Rechnet einen vertraglich definierten, in sich abgeschlossenen und abgenommenen Leistungsteil endgültig ab. Sie wird in der Schlussrechnung nicht mehr aufgerollt.

Der entscheidende steuerliche Unterschied: Bei einer Abschlagsrechnung entsteht die Umsatzsteuer erst mit der tatsächlichen Vereinnahmung der Zahlung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG). Bei einer Teilrechnung entsteht die Steuer dagegen schon mit Erbringung der Teilleistung. Ob der Auftraggeber bereits gezahlt hat, spielt dabei keine Rolle.

Außerdem gilt für den Vorsteuerabzug: Ihr Auftraggeber darf die Vorsteuer aus einer Abschlagsrechnung erst geltend machen, wenn er tatsächlich gezahlt hat. Bei einer Teilrechnung genügt hingegen der Besitz der ordnungsgemäßen Rechnung.

Merkmal	Abschlagsrechnung	Teilrechnung
Leistungsstatus	Noch nicht abgeschlossen	Teilleistung abgenommen
Steuerentstehung	Bei Zahlungseingang	Bei Leistungserbringung
Vorsteuerabzug	Rechnung + Zahlung erforderlich	Rechnung genügt
Verrechnung	In Schlussrechnung aufgerollt	Endgültig abgerechnet

Praxistipp: Im Handwerk sind Abschlagsrechnungen der Normalfall. Teilrechnungen lohnen sich nur, wenn Sie vertraglich klar abgrenzbare Teilleistungen mit separater Abnahme vereinbart haben. Beispielsweise bei einem Mehrfamilienhaus, in dem jedes Stockwerk als eigenständige Teilleistung gilt.

Welche Pflichtangaben gehören auf die Abschlagsrechnung?

Damit Ihr Auftraggeber die Vorsteuer ziehen kann, muss die Abschlagsrechnung sämtliche Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Andernfalls drohen Probleme mit dem Finanzamt. Die vollständige Liste:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
4. Ausstellungsdatum der Rechnung
5. Fortlaufende Rechnungsnummer
6. Menge und Art der Leistung (handelsübliche Bezeichnung)
7. Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
8. Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag
9. Hinweis auf den Abschlagscharakter — dieser Punkt wird häufig vergessen

Besonders wichtig: Bei Bauleistungen zwischen Unternehmern greift häufig das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG. Die Rechnung darf dann keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen muss sie den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” enthalten.

Leistungszeitraum und Leistungsdatum korrekt angeben

Das BMF-Schreiben vom 15.09.2021 verschärft die Anforderungen an die Angabe des Leistungszeitpunkts. Da die Leistung noch nicht abgeschlossen ist, muss aus dem Dokument klar hervorgehen, dass es sich um eine Vorauszahlung handelt. Darüber hinaus ist der voraussichtliche Leistungszeitraum anzugeben (§ 31 Abs. 4 UStDV).

Fehlt diese Angabe, ist die Rechnung formal unvollständig — und der Auftraggeber riskiert die Versagung des Vorsteuerabzugs bei einer Betriebsprüfung.

Praxistipp: Formulieren Sie in der Abschlagsrechnung: „Abschlagszahlung Nr. 1 für Elektroinstallation gem. Vertrag vom TT.MM.JJJJ. Leistungszeitraum: MM/JJJJ – MM/JJJJ.”

Der richtige Aufbau — Schritt für Schritt

Eine professionelle Abschlagsrechnung folgt einem klaren Aufbau:

1. Kopfbereich: Ihr Firmenname und Anschrift, Firmenname und Anschrift des Auftraggebers, Datum, fortlaufende Rechnungsnummer
2. Betreffzeile: „Abschlagsrechnung Nr. X zum Projekt [Bezeichnung/Vertragsnummer]”
3. Leistungsbeschreibung: Positionen mit Mengen, Einheitspreisen und Gesamtpreisen — orientiert am Leistungsverzeichnis
4. Summenblock: Nettobetrag, Umsatzsteuer (Satz und Betrag), Bruttobetrag
5. Hinweis: „Dies ist eine Abschlagsrechnung. Die Verrechnung erfolgt in der Schlussrechnung.”
6. Zahlungsangaben: Zahlungsziel, Bankverbindung (IBAN, BIC)

Praxisbeispiel: Elektroinstallation im Einfamilienhaus

Nehmen wir an, Sie installieren die Elektroanlage eines Einfamilienhauses mit einer Vertragssumme von 18.000 € netto. Vereinbart ist ein 30/40/30-Zahlungsplan — eine im Elektrohandwerk weit verbreitete Staffelung:

Abschlag	Meilenstein	Netto	USt. (19 %)	Brutto
1. Abschlagsrechnung	Rohinstallation abgeschlossen	5.400 €	1.026 €	6.426 €
2. Abschlagsrechnung	Unterverteilungen montiert, Kabel eingezogen	7.200 €	1.368 €	8.568 €
Schlussrechnung	Inbetriebnahme und Abnahme	5.400 €	1.026 €	6.426 €

Die erste Abschlagsrechnung enthält die Positionen aus dem Leistungsverzeichnis, die zur Rohinstallation gehören — beispielsweise Leerrohre verlegen, Schlitze stemmen und Dosen setzen. Für die Preisfindung der Einzelpositionen ist ein korrekt kalkulierter Stundenverrechnungssatz entscheidend.

Von der Abschlagsrechnung zur Schlussrechnung

Wenn das Projekt abgeschlossen und abgenommen ist, erstellen Sie die Schlussrechnung. Dabei verrechnen Sie alle zuvor gestellten Abschlagsrechnungen nach folgendem Schema:

1. Gesamtleistung netto ermitteln (alle Positionen laut Aufmaß)
2. Netto-Summe aller Abschlagsrechnungen abziehen
3. Auf den Rest-Nettobetrag die Umsatzsteuer berechnen
4. Bereits gezahlte Umsatzsteuerbeträge gegenrechnen

Wichtig — immer netto verrechnen. Die Nettoverrechnung ist die von der Finanzverwaltung empfohlene Methode. Sie ist außerdem mathematisch die sicherste. Ziehen Sie die Abschläge stattdessen brutto vom Brutto-Gesamtbetrag ab, riskieren Sie fehlerhafte Steuerausweise. Das gilt besonders, wenn sich der Steuersatz während der Bauzeit geändert hat. Ein unrichtiger Steuerausweis nach § 14c UStG hat gravierende Folgen: Sie führen die falsche Steuer ans Finanzamt ab, der Auftraggeber erhält keinen Vorsteuerabzug.

Bei komplexen Projekten mit vielen Abschlägen kann außerdem eine kumulierte Abrechnung sinnvoll sein: Jede neue Abschlagsrechnung stellt den gesamten bisherigen Leistungsstand dar und zieht alle vorherigen Zahlungen ab. Diese Methode verhindert Doppelabrechnungen und erleichtert die Prüfung.

Häufige Fehler bei der Abschlagsrechnung — und wie Sie sie vermeiden

In der Praxis führen formale Mängel häufig zu Zahlungsverweigerungen oder Problemen beim Vorsteuerabzug. Vermeiden Sie deshalb diese typischen Fehler:

1. Fehlende fortlaufende Rechnungsnummer: Jede Abschlagsrechnung braucht eine eigene, fortlaufende Nummer in Ihrem Nummernkreis. Lücken oder Doppelungen fallen bei der Betriebsprüfung auf.

2. Kein Hinweis auf den Abschlagscharakter: Ohne den ausdrücklichen Vermerk, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt, kann das Finanzamt das Dokument als Schlussrechnung behandeln — mit sofortiger Umsatzsteuerpflicht.

3. Fehlendes Leistungsdatum: Der häufigste Formfehler. Ohne Angabe des voraussichtlichen Leistungszeitraums ist der Vorsteuerabzug für den Empfänger gefährdet.

4. Falscher Umsatzsteuerausweis: Bei Bauleistungen unter § 13b UStG darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Ein unrichtiger Steuerausweis nach § 14c UStG führt dazu, dass Sie die zu Unrecht ausgewiesene Steuer an das Finanzamt abführen müssen.

5. Abschlagsrechnung ohne Vertragsgrundlage: Wurde vertraglich keine Abschlagszahlung vereinbart und liegt kein gesetzlicher Anspruch vor — etwa weil noch keine Leistung erbracht wurde —, kann der Auftraggeber die Zahlung zu Recht verweigern.

6. Verrechnung in der Schlussrechnung vergessen: Alle Abschlagsrechnungen müssen in der Schlussrechnung lückenlos aufgeführt und korrekt abgezogen werden. Vergessene Abschläge führen zu Überzahlungen oder falschen Steuerbeträgen.

Vorbeugung: Nutzen Sie eine Checkliste vor dem Versand. Prüfen Sie dabei insbesondere: Rechnungsnummer, Abschlags-Hinweis, Leistungszeitraum, korrekter Steuersatz und Verweis auf den zugrunde liegenden Vertrag. Bei VOB/B-Verträgen sollten Sie zusätzlich ein detailliertes Aufmaß beifügen. Ohne prüffähiges Aufmaß darf der Auftraggeber die Zahlung zurückhalten.

Fazit

Die Abschlagsrechnung ist für Handwerksbetriebe ein unverzichtbares Instrument zur Liquiditätssicherung. Mit den richtigen Pflichtangaben stellen Sie sicher, dass Ihr Auftraggeber keinen Grund zur Zahlungsverweigerung hat. Fortlaufende Rechnungsnummer, Abschlags-Hinweis und Leistungszeitraum sind dabei besonders wichtig. Achten Sie außerdem darauf, Abschlagsrechnungen immer netto in der Schlussrechnung zu verrechnen. So vermeiden Sie typische Formfehler und unnötige Zahlungsverzögerungen.

Bevor Sie eine Abschlagsrechnung stellen, brauchen Sie ein professionelles Angebot mit sauberer Kalkulation als Grundlage. Wie Sie ein professionelles Angebot schreiben und was bei einem Kostenvoranschlag zu beachten ist, erfahren Sie in unseren weiterführenden Ratgebern. TurboAngebot unterstützt Sie dabei, den Schritt vor der Rechnung — die Angebotserstellung — in Minuten statt Stunden zu erledigen.

Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für rechtliche Fragen zu Ihrem konkreten Fall wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder Ihre zuständige Handwerkskammer. Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der Inhalte.