Pflichtangaben auf der Rechnung: Checkliste für Handwerksbetriebe

Fehlende Pflichtangaben auf der Rechnung kosten bares Geld: Ihr Kunde verliert den Vorsteuerabzug, Sie erhalten die Rechnung zurück — und im schlimmsten Fall drohen Bußgelder bis 5.000 Euro. Trotzdem fehlen auf Handwerkerrechnungen regelmäßig Angaben wie das Leistungsdatum oder die korrekte Steuernummer. Dieser Artikel listet alle Pflichtangaben auf der Rechnung nach § 14 UStG auf, erklärt Sonderfälle wie Reverse Charge und Kleinbetragsrechnungen und bietet eine prüfbare Checkliste für Ihren Betrieb.

Diese Pflichtangaben verlangt § 14 UStG auf jeder Rechnung

Das Umsatzsteuergesetz schreibt in § 14 Abs. 4 UStG zehn Pflichtangaben vor, die auf jeder regulären Rechnung über 250 Euro brutto stehen müssen. Fehlt auch nur eine Angabe, ist der Vorsteuerabzug Ihres Kunden gefährdet. Deshalb muss jede einzelne Angabe stimmen, bevor die Rechnung das Haus verlässt.

Die ersten fünf Pflichtangaben betreffen die Identifikation der Geschäftspartner und die formale Zuordnung:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers: Ihr Firmenname und Ihre Geschäftsadresse — so wie beim Finanzamt hinterlegt. Auch eine Postfachadresse ist zulässig.
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers: Der korrekte Name und die Adresse Ihres Kunden. Verwenden Sie bei Geschäftskunden die Firmenanschrift, bei Privatkunden dagegen die Wohnadresse.

Neben den Adressdaten sind außerdem drei weitere formale Angaben erforderlich:

• Steuernummer oder USt-IdNr.: Entweder Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer — mindestens eine der beiden Nummern ist Pflicht.
• Ausstellungsdatum: Das Datum, an dem Sie die Rechnung erstellt haben.

Schließlich benötigt jede Rechnung eine fortlaufende Rechnungsnummer zur eindeutigen Identifikation. Diese darf aus Zahlen, Buchstaben oder Kombinationen bestehen — etwa „RE-2026-0047”. Lücken sind erlaubt, Doppelvergaben dagegen nicht.

Pflichtangaben zu Leistung und Betrag auf der Rechnung

Die weiteren fünf Pflichtangaben beschreiben den Inhalt der Leistung und die finanziellen Konditionen:

• Menge und Art der Leistung: Beschreiben Sie präzise, was Sie geliefert oder geleistet haben. Pauschale Formulierungen wie „Handwerkliche Arbeiten” reichen dem Finanzamt nicht aus. Schreiben Sie stattdessen zum Beispiel „Elektroinstallation im EG: 12 Steckdosen UP, 8 Lichtauslässe, 1 Unterverteilung 3-reihig”. Die Beschreibung muss so detailliert sein, dass ein sachverständiger Dritter den Umfang nachvollziehen kann.
• Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung: Geben Sie das Datum an, an dem die Leistung erbracht wurde. Selbst wenn Leistungsdatum und Rechnungsdatum identisch sind, muss dieser Hinweis auf der Rechnung stehen.

Zusätzlich sind die finanziellen Konditionen transparent aufzuschlüsseln:

• Nettobetrag (Entgelt): Weisen Sie den Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer aus, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen.
• Steuersatz und Steuerbetrag: Nennen Sie den anzuwendenden Umsatzsteuersatz (19 % oder 7 %) sowie den daraus resultierenden Steuerbetrag in Euro.

Falls Sie mit Ihrem Kunden Skonti, Rabatte oder Boni vereinbart haben, führen Sie diese ebenfalls auf — zum Beispiel „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen”. Diese Angabe zu im Voraus vereinbarten Entgeltminderungen ist nur dann erforderlich, wenn tatsächlich eine Vereinbarung besteht.

Zusätzlich bei Rechnungen an Privatkunden für Arbeiten am Grundstück: Trennen Sie Arbeitskosten und Materialkosten separat auf. Ihr Kunde kann nach § 35a EStG 20 % der Arbeitskosten (maximal 1.200 Euro pro Jahr) von der Einkommensteuer absetzen — allerdings nur, wenn die Kosten getrennt ausgewiesen sind und die Zahlung unbar erfolgt.

Darüber hinaus müssen Sie bei grundstücksbezogenen Leistungen an Privatkunden einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht nach § 14b UStG aufnehmen.

Steuernummer oder USt-IdNr. — was muss auf die Rechnung?

Die Frage, ob die Steuernummer auf die Rechnung gehört oder die USt-IdNr., ist eine der häufigsten im Handwerk. Grundsätzlich haben Sie bei rein inländischen Geschäften die freie Wahl — mindestens eine der beiden Nummern ist jedoch Pflicht.

In der Praxis empfiehlt die IHK München deshalb die Verwendung der USt-IdNr. (Format: DE123456789). Der Grund: Ihre Steuernummer ermöglicht Zugang zu Ihrem gesamten Steuerprofil beim Finanzamt. Die USt-IdNr. hingegen dient ausschließlich der Umsatzsteuer-Identifikation und birgt deutlich weniger Missbrauchspotenzial.

Achtung: Verwechseln Sie Ihre unternehmerische Steuernummer nicht mit der persönlichen Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-IdNr.). Diese elfstellige Nummer dient der Einkommensteuer und gehört niemals auf eine Geschäftsrechnung. Bei Geschäften mit EU-Kunden hingegen ist die USt-IdNr. beider Parteien zwingend vorgeschrieben.

Leistungsdatum auf der Rechnung — wann welche Angabe Pflicht ist

Das Leistungsdatum auf der Rechnung ist Pflicht — und dennoch die am häufigsten fehlende Angabe. Die Handwerkskammer Reutlingen weist in ihren Merkblättern regelmäßig darauf hin: Ohne Leistungsdatum kein Vorsteuerabzug.

Grundsätzlich gibt es zwei Varianten:

• Leistungsdatum: Ein konkretes Datum, an dem die Leistung abgeschlossen wurde — zum Beispiel „Leistungsdatum: 15.03.2026”. Stimmt es mit dem Rechnungsdatum überein, genügt der Vermerk „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum”.

• Leistungszeitraum: Ein Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt hat — etwa „Leistungszeitraum: 01.02.2026 – 15.03.2026”. Diese Variante ist typisch für Bauprojekte, die sich über mehrere Wochen ziehen.

Die Angabe des Kalendermonats reicht nach Verwaltungspraxis zwar aus. Allerdings hat das BMF mit dem Schreiben vom September 2021 die Anforderungen erheblich verschärft: Ein Herleiten des Leistungszeitpunkts aus dem Rechnungsdatum ist nur noch zulässig, wenn keinerlei Zweifel bestehen, dass Leistung und Rechnungsstellung im selben Monat stattfanden. Für Handwerksbetriebe, die häufig erst Wochen nach Abschluss der Arbeiten abrechnen, bedeutet das folglich: Geben Sie das Leistungsdatum immer explizit an.

Leistungsdatum bei Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen

Bei einer Abschlagsrechnung ist die Leistung zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung noch nicht abgeschlossen. Geben Sie daher den vereinbarten Leistungszeitraum an oder verweisen Sie auf den Vertrag. Werden im Projektverlauf mehrere Abschläge gestellt, dokumentiert jede Rechnung den bis dahin erbrachten Leistungsstand. Die Verrechnung aller Abschläge erfolgt dann in der kumulierten Rechnung oder direkt in der Schlussrechnung.

Bei einer Schlussrechnung hingegen gilt als Leistungsdatum grundsätzlich das Datum der Abnahme durch den Auftraggeber. Halten Sie das Abnahmedatum deshalb im Abnahmeprotokoll fest und übernehmen Sie es in die Schlussrechnung.

Checkliste: Pflichtangaben auf der Rechnung prüfen

Prüfen Sie jede Rechnung vor dem Versand gegen diese Checkliste. Alle Punkte müssen erfüllt sein.

Formale Angaben (Stammdaten und Identifikation):

Nr.	Pflichtangabe	Praxistipp
1	Firmenname und Anschrift vollständig?	Abgleich mit Gewerbeanmeldung
2	Kundenname und -anschrift korrekt?	Bei Firmenkunden: Firmenbezeichnung exakt übernehmen
3	Steuernummer oder USt-IdNr. angegeben?	USt-IdNr. bevorzugen (Datenschutz)
4	Rechnungsdatum vorhanden?	Immer das tatsächliche Ausstellungsdatum verwenden
5	Fortlaufende Rechnungsnummer vergeben?	Einmalig innerhalb Ihres Nummernkreises

Inhaltliche und finanzielle Angaben:

Nr.	Pflichtangabe	Praxistipp
6	Leistung präzise beschrieben?	Menge, Art und Ort der Leistung angeben
7	Leistungsdatum oder -zeitraum angegeben?	Auch bei Gleichheit mit Rechnungsdatum separat nennen
8	Nettobetrag nach Steuersätzen aufgeschlüsselt?	19 % und 7 % getrennt ausweisen
9	Steuersatz und Steuerbetrag ausgewiesen?	Pro Steuersatz einzeln berechnen
10	Vereinbarte Entgeltminderungen genannt?	Skonto, Rabatt nur wenn tatsächlich vereinbart

Zusätzlich bei Rechnungen an Privatkunden für grundstücksbezogene Leistungen:

Nr.	Pflichtangabe	Praxistipp
11	Lohn- und Materialkosten getrennt?	Für den Steuerabzug nach § 35a EStG
12	Aufbewahrungshinweis vorhanden?	Hinweis auf 2 Jahre Aufbewahrungspflicht (§ 14b UStG)

Welche Pflichtangaben gelten bei einer Kleinbetragsrechnung?

Nicht jede Rechnung muss alle zehn Pflichtangaben enthalten. Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten nämlich vereinfachte Regeln nach § 33 UStDV. Im Handwerk betrifft das insbesondere kleine Reparaturen, Ersatzteillieferungen oder kurze Serviceeinsätze.

Im Vergleich zur regulären Rechnung entfallen bei der Kleinbetragsrechnung mehrere Angaben:

Angabe	Reguläre Rechnung	Kleinbetragsrechnung
Name und Anschrift des Ausstellers	Erforderlich	Erforderlich
Name und Anschrift des Kunden	Erforderlich	Entfällt
Steuernummer oder USt-IdNr.	Vorgeschrieben	Entfällt
Ausstellungsdatum	Vorgeschrieben	Weiterhin nötig
Fortlaufende Rechnungsnummer	Notwendig	Entfällt
Leistungsbeschreibung	Notwendig	Weiterhin nötig
Leistungsdatum	Anzugeben	Entfällt (Ausstellungsdatum genügt)
Betragsausweis	Netto + Steuer + Brutto	Bruttobetrag + Steuersatz genügt

Wichtig: Die künstliche Aufteilung einer Gesamtleistung in mehrere Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro ist allerdings unzulässig. Außerdem gelten die Erleichterungen nicht bei Reverse-Charge-Rechnungen nach § 13b UStG oder bei innergemeinschaftlichen Lieferungen.

Pflichtangaben bei Sonderfällen: Reverse Charge, Bauleistungen und Gutschriften

Neben den Standard-Pflichtangaben gibt es drei Sonderfälle, die im Handwerk regelmäßig auftreten. Dabei gelten jeweils zusätzliche Anforderungen an die Rechnung.

Pflichtangaben bei Reverse-Charge-Rechnungen (§ 13b UStG)

Wenn Sie als Handwerksbetrieb Bauleistungen an einen anderen Unternehmer erbringen, der selbst nachhaltig Bauleistungen ausführt, greift das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG. Infolgedessen verlagert sich die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger.

Für Ihre Rechnung bedeutet das konkret:

• Keine Umsatzsteuer ausweisen: Die Rechnung wird netto gestellt. Ein irrtümlicher Steuerausweis führt nämlich zur Abführungspflicht nach § 14c UStG — ohne dass der Empfänger diese Steuer als Vorsteuer abziehen darf.
• Pflichthinweis aufnehmen: Zusätzlich muss der Satz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” auf der Rechnung stehen.

Bei grenzüberschreitenden Bauleistungen kommt eine weitere Anforderung hinzu: Die USt-IdNr. beider Parteien muss zwingend auf der Rechnung erscheinen.

Lassen Sie sich deshalb vom Auftraggeber eine USt 1 TG-Bescheinigung vorlegen. Diese bestätigt, dass der Empfänger beim Finanzamt als Bauleistender registriert ist. Verwechseln Sie die USt 1 TG-Bescheinigung allerdings nicht mit der Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG — Letztere betrifft die Bauabzugsteuer, nicht die Umsatzsteuer.

Pflichtangaben bei der Gutschrift als Rechnung

Im Umsatzsteuerrecht ist eine „Gutschrift” keine Stornierung, sondern vielmehr eine Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt. Dieses Verfahren kommt im Handwerk beispielsweise vor, wenn Generalunternehmer die Abrechnung für ihre Subunternehmer übernehmen.

Dabei gelten folgende Pflichtangaben bei einer umsatzsteuerlichen Gutschrift:

• Alle regulären Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen enthalten sein.
• Die Bezeichnung „Gutschrift” ist zwingend erforderlich — ohne dieses Wort erkennt das Finanzamt das Dokument nicht als Gutschrift an.

Zusätzlich muss die Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden (nicht des Ausstellers) angegeben werden.

Achtung: Verwenden Sie das Wort „Gutschrift” daher niemals für Stornierungen oder Korrekturen. Nutzen Sie stattdessen „Rechnungskorrektur” oder „Stornorechnung”. Denn eine falsche Bezeichnung kann als unberechtigter Steuerausweis nach § 14c UStG gewertet werden.

E-Rechnung und Pflichtangaben

Seit Januar 2025 müssen darüber hinaus alle Handwerksbetriebe E-Rechnungen im strukturierten Format empfangen können. Die Pflichtangaben auf der Rechnung bleiben dabei dieselben — sie werden jedoch in strukturierten XML-Feldern (ZUGFeRD oder XRechnung) abgebildet. Zertifizierte Rechnungssoftware validiert die Angaben folglich automatisch und verhindert, dass unvollständige Rechnungen versendet werden.

Häufige Fehler bei Pflichtangaben auf der Rechnung — und was droht

In der Praxis treten auf Handwerkerrechnungen immer wieder dieselben Fehler auf. Die folgenden fünf Mängel sind besonders verbreitet:

1. Fehlendes Leistungsdatum: Dieser Fehler kommt am häufigsten vor. Viele Handwerker gehen davon aus, dass das Rechnungsdatum genügt. Das ist jedoch falsch — das Leistungsdatum muss separat genannt werden.

2. Ungenaue Leistungsbeschreibung: Formulierungen wie „Elektroarbeiten laut Angebot” reichen dem Finanzamt nicht aus. Die Beschreibung muss stattdessen so detailliert sein, dass ein Dritter Umfang und Ort der Leistung nachvollziehen kann.

Neben diesen inhaltlichen Fehlern treten außerdem häufig formale Mängel auf:

3. Fehlende fortlaufende Rechnungsnummer: Manche Betriebe vergeben Nummern unsystematisch oder doppelt. Dabei muss die Rechnungsnummer zwingend einmalig sein.

4. Fehlender Hinweis auf Reverse Charge: Bei Bauleistungen unter § 13b UStG wird der Pflichthinweis häufig vergessen. Folglich drohen erhebliche Probleme bei Betriebsprüfungen.

Besonders ärgerlich ist der fünfte Fehler, weil er direkt den Privatkunden betrifft: Die fehlende Trennung von Lohn- und Materialkosten bei grundstücksbezogenen Arbeiten. Ohne diese Aufschlüsselung verliert der Kunde seinen Steuerabzug nach § 35a EStG — und reklamiert.

Konsequenzen bei fehlerhaften Pflichtangaben auf der Rechnung

Die Folgen fehlerhafter Pflichtangaben auf der Rechnung sind gravierend:

• Vorsteuerabzug gefährdet: Zunächst darf der Empfänger die Vorsteuer nicht geltend machen, bis die Rechnung korrigiert ist. Seit der EuGH-Rechtsprechung (Rechtssachen Senatex und Barlis) wirkt eine Rechnungskorrektur allerdings rückwirkend — das verhindert Nachzahlungszinsen. Voraussetzung ist jedoch, dass die fehlerhafte Erstrechnung ein Mindestmaß an Angaben enthält.
• Bußgelder nach § 26a UStG: Darüber hinaus drohen bis zu 5.000 Euro pro Verstoß bei vorsätzlicher oder leichtfertiger Nichtausstellung oder fehlerhafter Ausstellung.

Langfristig noch schwerwiegender: Systematische Mängel bei den Pflichtangaben auf der Rechnung führen zu einem erhöhten Prüfungsrisiko. Das Finanzamt erhöht die Prüfungsdichte in Folgejahren, was das Nachzahlungsrisiko weiter steigert.

Fazit

Zusammenfassend gilt: Korrekte Pflichtangaben auf der Rechnung schützen Ihren Betrieb vor Bußgeldern und Ihre Kunden vor dem Verlust des Vorsteuerabzugs. Die zehn Angaben nach § 14 UStG sind klar definiert — mit der Checkliste in diesem Artikel können Sie daher jede Rechnung vor dem Versand prüfen. Achten Sie dabei besonders auf das Leistungsdatum, die Leistungsbeschreibung und die Sonderfall-Hinweise bei Reverse Charge.

Eine fehlerfreie Rechnungsstellung beginnt übrigens bereits beim Angebot: Wer Leistungspositionen, Mengen und Preise von Anfang an korrekt erfasst, übernimmt diese Daten später direkt in die Rechnung — ohne Fehlerquellen. Professionelle Angebote in Minuten statt Stunden erstellen Sie deshalb mit TurboAngebot.

Falls Ihr Kunde zunächst eine unverbindliche Kostenschätzung wünscht, lesen Sie außerdem unseren Ratgeber zum Thema Kostenvoranschlag erstellen.

Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für rechtliche Fragen zu Ihrem konkreten Fall wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder Ihre zuständige Handwerkskammer. Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der Inhalte.