E-Rechnung im Handwerk: Pflichten, Formate und Umstellung

Die E-Rechnung verändert das Handwerk grundlegend: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Betriebe strukturierte, maschinenlesbare Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird außerdem der Versand schrittweise zur Pflicht. Doch was genau ist eine E-Rechnung, und welche Formate sind relevant? Dieser Artikel erklärt die E-Rechnungspflicht im Handwerk verständlich — mit allen Fristen, den Unterschieden zwischen ZUGFeRD und XRechnung sowie einer Praxis-Checkliste für die Umstellung.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist kein PDF per E-Mail. Das ist der häufigste Irrtum. Per Definition des Wachstumschancengesetzes handelt es sich um eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat. Dieses Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Umsatzsteuergesetz deshalb strikt zwischen zwei Kategorien:

• Elektronische Rechnung (E-Rechnung): Strukturiertes XML-Format nach EN 16931. Maschinenlesbar und automatisch verarbeitbar.
• Sonstige Rechnung: Alles andere — Papier, PDF, Scan, Word-Dokument oder Bilddateien.

Die beiden in Deutschland zulässigen E-Rechnungsformate sind ZUGFeRD (ab Version 2.3, Profil EN 16931) und XRechnung. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Für das Handwerk bedeutet die E-Rechnung vor allem eines: Der bisherige Workflow aus Papier und PDF wird durch ein standardisiertes Datenformat ersetzt.

E-Rechnung vs. PDF-Rechnung — der entscheidende Unterschied

Eine PDF-Rechnung ist im Grunde ein digitales Bild. Ihr Computer kann den Inhalt anzeigen, aber nicht automatisch verarbeiten. Deshalb müssen Rechnungsnummer, Betrag und Steuernummer manuell in die Buchhaltung übertragen werden.

Eine E-Rechnung hingegen enthält alle Rechnungsdaten als strukturierte XML-Daten. Ihre Buchhaltungssoftware liest diese Daten direkt ein — ohne manuelles Abtippen. Das spart Zeit und vermeidet Übertragungsfehler.

Praxisbeispiel: Sie erhalten eine ZUGFeRD-Rechnung von Ihrem Großhändler. Die Datei sieht aus wie ein normales PDF — Sie können sie öffnen und lesen. Zusätzlich enthält sie jedoch eingebettete XML-Daten. Ihre Buchhaltungssoftware erkennt das Format automatisch und übernimmt Rechnungsnummer, Positionen, Beträge und Steuersätze direkt ins System.

E-Rechnungspflicht — welche Fristen gelten im Handwerk?

Das Wachstumschancengesetz führt die E-Rechnungspflicht stufenweise ein. Die folgende Übersicht zeigt alle relevanten Fristen für Ihren Betrieb:

Ab wann	Wer ist betroffen	Pflicht
01.01.2025	Alle Unternehmen	E-Rechnungen empfangen können (Empfangspflicht)
2025–2026	Alle Unternehmen	Papier und PDF beim Versand weiterhin erlaubt (Übergangsfrist)
01.01.2027	Betriebe mit Vorjahresumsatz über 800.000 EUR	Sendepflicht für E-Rechnungen
01.01.2028	Alle Unternehmen	E-Rechnung für sämtliche B2B-Umsätze Pflicht

Wichtig: Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 — ohne Ausnahme und ohne Übergangsfrist. Jeder Betrieb im Handwerk muss E-Rechnungen im Format EN 16931 empfangen und verarbeiten können. Eine Ablehnung ist nicht zulässig. Das gilt unabhängig von der Betriebsgröße oder dem Gewerk.

Die Sendepflicht kommt gestaffelt. Betriebe mit mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz müssen ab 2027 E-Rechnungen versenden. Für alle anderen Betriebe gilt die Pflicht ab 2028.

Dauerhafte Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht:

• B2C-Rechnungen: Rechnungen an Privatkunden sind dauerhaft ausgenommen.
• Kleinbetragsrechnungen unter 250 EUR (§ 33 UStDV): Dürfen weiterhin in jedem Format ausgestellt werden.
• Fahrausweise (§ 34 UStDV): Ebenfalls dauerhaft ausgenommen.

Das betrifft beispielsweise die Schlussrechnung oder die kumulierte Rechnung an gewerbliche Kunden — beide müssen künftig als E-Rechnung erstellt werden.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Ja — zumindest beim Empfang. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Es gelten keine Übergangsfristen.

Beim Versand sieht es anders aus: Kleinunternehmer sind laut § 34a UStDV dauerhaft von der Sendepflicht befreit. Sie dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken. Diese Befreiung endet erst, wenn der Betrieb zur Regelbesteuerung wechselt oder die Umsatzgrenzen überschreitet.

ZUGFeRD und XRechnung — die zwei Formate für die E-Rechnung

In Deutschland sind zwei E-Rechnungsformate relevant. Beide erfüllen die Norm EN 16931, unterscheiden sich jedoch in Aufbau und Einsatzzweck.

Eigenschaft	ZUGFeRD 2.3	XRechnung
Format	PDF/A-3 mit eingebettetem XML	Reines XML
Menschenlesbar	Ja (normaler PDF-Reader genügt)	Nein (Viewer-Software erforderlich)
Maschinenlesbar	Ja (XML-Daten eingebettet)	Ja
Idealer Einsatz	B2B-Alltag im Handwerk	Öffentliche Aufträge (Bund, Länder, Kommunen)
EN 16931 konform	Ja (ab Profil EN 16931)	Ja (nativ)
Besonderheit	Hybrid — PDF zum Lesen und XML zur Verarbeitung	Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern erforderlich

Achtung bei ZUGFeRD-Profilen: Nicht jedes ZUGFeRD-Dokument ist eine gültige E-Rechnung. Die Profile MINIMUM und BASIC erfüllen die Norm EN 16931 nicht. Nur die Profile EN 16931 (ehemals COMFORT) und EXTENDED sind gesetzeskonform. Achten Sie deshalb bei der Softwareauswahl auf das korrekte Profil.

Falls die sichtbare PDF-Darstellung und die eingebetteten XML-Daten voneinander abweichen, gilt laut BMF-Schreiben das XML als rechtlich bindender Originalbeleg.

Welches E-Rechnungsformat eignet sich für Handwerksbetriebe?

Für den B2B-Alltag ist ZUGFeRD die pragmatische Wahl. Ihre Kunden können die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen und lesen. Gleichzeitig enthält die Datei alle maschinenlesbaren Daten für die automatische Verarbeitung in der Buchhaltung.

XRechnung benötigen Sie zusätzlich, wenn Sie öffentliche Aufträge abrechnen. Bei Rechnungen an Bund, Länder oder Kommunen ist XRechnung mit Leitweg-ID Pflicht. Die Leitweg-ID erhalten Sie dabei vom Auftraggeber bei der Auftragsvergabe. Die meisten Rechnungssoftware-Lösungen unterstützen inzwischen beide Formate.

Was müssen Handwerksbetriebe jetzt konkret tun? Checkliste zur Umstellung

Die Umstellung auf die E-Rechnung im Handwerk muss kein Kraftakt sein. Mit dieser Checkliste gehen Sie die wichtigsten Schritte systematisch durch:

1. Rechnungssoftware prüfen: Kann Ihre aktuelle Software E-Rechnungen im Format ZUGFeRD 2.3 (Profil EN 16931) oder XRechnung erzeugen und empfangen? Falls nicht, fragen Sie beim Anbieter nach einem Update oder planen Sie einen Wechsel.

2. Eingangsrechnungen vorbereiten: E-Rechnungen kommen in der Regel per E-Mail. Stellen Sie sicher, dass XML-Dateien und ZUGFeRD-PDFs empfangen und in Ihrer Buchhaltungssoftware geöffnet werden können.

3. GoBD-konforme Archivierung einrichten: E-Rechnungen müssen elektronisch archiviert werden — acht Jahre lang, unveränderbar und maschinell auswertbar. Das Ausdrucken und Ablegen in einem Papierordner reicht nicht aus. Die XML-Datei ist der rechtlich gültige Originalbeleg.

4. Mitarbeiter einweisen: Wer erstellt Rechnungen? Wer prüft Eingangsrechnungen? Eine kurze Schulung zum neuen Format genügt in den meisten Fällen.

5. Leitweg-ID klären: Falls Sie öffentliche Auftraggeber beliefern, erhalten Sie die Leitweg-ID direkt vom Auftraggeber bei der Vergabe.

Der digitale Workflow beginnt übrigens nicht erst bei der Rechnung. Je professioneller Ihr Angebot, desto reibungsloser läuft die spätere Abrechnung. Eine Angebotssoftware hilft Ihnen, diesen Prozess von Anfang an zu digitalisieren.

E-Rechnung und Pflichtangaben — was sich ändert und was bleibt

Alle bisherigen Pflichtangaben nach § 14 UStG bleiben bestehen: Leistungsbeschreibung, Rechnungsbetrag, Steuernummer, Name und Anschrift beider Parteien. Daran ändert sich nichts. Die vollständige Auflistung finden Sie in unserem Ratgeber zur Abschlagsrechnung.

Was sich allerdings ändert: Diese Angaben müssen bei einer E-Rechnung in den vorgegebenen XML-Feldern korrekt eingetragen sein. Es genügt nicht mehr, sie nur im Freitext zu erwähnen.

Bei öffentlichen Aufträgen kommt außerdem die Leitweg-ID hinzu. Sie wird im XML-Feld „Käuferreferenz” (BT-10) hinterlegt und vom Auftraggeber bei Auftragsvergabe mitgeteilt. Eine falsche oder fehlende Leitweg-ID führt zur automatischen Ablehnung der Rechnung.

Der Vorteil: Fehler bei den Pflichtangaben fallen durch die maschinelle Validierung sofort auf — noch bevor die Rechnung den Empfänger erreicht. Anders als beim Kostenvoranschlag gibt es bei der E-Rechnung verbindliche Format-Vorgaben, die eine automatische Prüfung ermöglichen.

Häufige Fragen zur E-Rechnung im Handwerk

Muss ich ab sofort jede Rechnung als E-Rechnung verschicken? Nein. Die Übergangsfrist für den Versand läuft je nach Umsatzgröße bis Ende 2026 oder Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Sendepflicht für alle B2B-Umsätze. Die Empfangspflicht besteht allerdings bereits seit Januar 2025.

Kann ich weiterhin Papierrechnungen an Privatkunden stellen? Ja. Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind dauerhaft ausgenommen.

Was passiert, wenn ich die Fristen nicht einhalte? Es drohen Bußgelder bis zu 5.000 EUR pro Verstoß nach § 26a UStG. Bei systematischer Verweigerung sind bis zu 30.000 EUR möglich. Darüber hinaus riskiert Ihr Rechnungsempfänger den Verlust des Vorsteuerabzugs. Denn nach Ablauf der Übergangsfristen gilt eine Papier- oder PDF-Rechnung nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des UStG.

Brauche ich eine neue Software? Nicht unbedingt. Viele Anbieter haben ihre Rechnungssoftware bereits um E-Rechnungsfunktionen erweitert. Prüfen Sie, ob Ihre Lösung ZUGFeRD 2.3 (Profil EN 16931) oder XRechnung erzeugen und einlesen kann. Falls nicht, ist ein Wechsel sinnvoll. Wichtig ist: Die Software muss sowohl den Versand als auch den Empfang von E-Rechnungen beherrschen.

Darf ich E-Rechnungen ausdrucken und im Ordner abheften? Nein. E-Rechnungen müssen im elektronischen Originalformat archiviert werden. Das Ausdrucken zur internen Übersicht ist erlaubt, ersetzt aber nicht die digitale Aufbewahrung. Die XML-Datei muss acht Jahre lang unveränderbar und maschinell auswertbar gespeichert bleiben.

Fazit

Die E-Rechnung im Handwerk ist keine ferne Zukunftsmusik — sie ist bereits Realität. Die Empfangspflicht gilt seit Januar 2025, die Sendepflicht folgt spätestens 2028. Deshalb sollten Sie jetzt handeln: Rechnungssoftware prüfen, GoBD-konforme Archivierung einrichten und Ihre Mitarbeiter schulen. Der Aufwand für die Umstellung ist überschaubar, vor allem wenn Ihr Handwerk ohnehin auf digitale Prozesse setzt. Wer die E-Rechnung frühzeitig einführt, profitiert von weniger Tippfehlern, schnellerer Verarbeitung und einem sauberen Belegfluss.

Bevor die Rechnung erstellt wird, brauchen Sie ein professionelles Angebot. TurboAngebot erstellt Ihre Angebote im Handwerk in Minuten statt Stunden — damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für rechtliche Fragen zu Ihrem konkreten Fall wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder Ihre zuständige Handwerkskammer. Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der Inhalte.